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お世話になっております。
書類の整理・片付けをしているのですが、保存義務がある書類を確認したく、ご連絡いたしました。
どうぞよろしくお願いいたします。
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保存義務のある主な書類とその保存期間をご案内いたします。
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▼労働基準法に基づく保存義務のある書類
- 雇用契約書、労働条件通知書、履歴書、身元保証書などの雇入れに関する書類
これらは、従業員の退職日を起算日として5年間の保存が必要です。 - 労働者名簿
退職または死亡の日を起算日として5年間の保存が求められます。 - 賃金台帳
最後の記入日または賃金支払日を起算日として5年間の保存が必要です。 - 出勤簿、タイムカードなどの労働時間の記録
賃金支払日を起算日として5年間の保存が求められます。 - 解雇通知書、退職届、災害補償に関する書類
該当事由の発生日を起算日として5年間の保存が必要です。
※ これらの書類の多くは、もともと3年間の保存義務でした。ですが、2020年4月1日の労働基準法改正により、保存期間が5年間に延長されています。労働基準法に基づく保存義務のある書類は5年間のものが多いため、可能な限り5年間の保存をお勧めいたします。
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▼社会保険・雇用保険関係の書類
- 健康保険・厚生年金に関する書類
資格取得・喪失届、標準報酬決定通知書、産前産後休業に関する通知書などは、手続き完了日を起算日として2年間の保存が必要です。 - 雇用保険に関する書類
被保険者資格取得・喪失届、離職票、雇用保険被保険者資格取得確認通知書などは、手続き完了日を起算日として2年間の保存が求められます。 - 労災保険に関する書類
給付や徴収が完結した日を起算日として3年間の保存が必要です。
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ご不明な点や詳細についてのご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
- 雇用契約書、労働条件通知書、履歴書、身元保証書などの雇入れに関する書類
労務・社保書類は何年残すべき？保存期間のポイントをわかりやすく解説
労務関連の書類には、法律で定められた保存期間があり、種類によって必要な年数が異なります。
まず労働基準法に基づく書類では、雇用契約書や労働条件通知書、履歴書、身元保証書などの雇入れに関する書類、さらには労働者名簿、賃金台帳、出勤簿やタイムカード、解雇通知書や退職届、災害補償関係の書類などが該当します。
これらはいずれも退職日や賃金支払日、事由発生日などを起算日として5年間の保存が求められており、2020年の法改正により3年から5年へ延長された経緯があります。
次に、社会保険や雇用保険に関する書類は保存期間が異なり、健康保険・厚生年金の資格取得・喪失届、標準報酬決定通知書、産前産後休業に関する通知書などは、手続きが完了した日から2年間の保存が必要とされています。
同様に、雇用保険の資格取得・喪失届や離職票なども2年間の保存義務があります。
これに対し、労災保険に関する書類は給付や徴収が完結した日を起点に3年間の保存期間が定められています。
書類整理の際は、種類ごとに起算日と保存期間を正しく押さえることが重要です。
迷った場合は、5年保存を基本としつつ、個別の書類について気軽にご相談ください。
※本記事の内容は2025年4月1日時点の情報に基づいています。
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