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お世話になっております。
書類の整理・片付けをしているのですが、保存義務がある書類を確認したく、ご連絡いたしました。
どうぞよろしくお願いいたします。
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保存義務のある主な書類とその保存期間をご案内いたします。
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▼労働基準法に基づく保存義務のある書類
- 雇用契約書、労働条件通知書、履歴書、身元保証書などの雇入れに関する書類
これらは、従業員の退職日を起算日として5年間の保存が必要です。 - 労働者名簿
退職または死亡の日を起算日として5年間の保存が求められます。 - 賃金台帳
最後の記入日または賃金支払日を起算日として5年間の保存が必要です。 - 出勤簿、タイムカードなどの労働時間の記録
賃金支払日を起算日として5年間の保存が求められます。 - 解雇通知書、退職届、災害補償に関する書類
該当事由の発生日を起算日として5年間の保存が必要です。
※ これらの書類の多くは、もともと3年間の保存義務でした。ですが、2020年4月1日の労働基準法改正により、保存期間が5年間に延長されています。労働基準法に基づく保存義務のある書類は5年間のものが多いため、可能な限り5年間の保存をお勧めいたします。
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▼社会保険・雇用保険関係の書類
- 健康保険・厚生年金に関する書類
資格取得・喪失届、標準報酬決定通知書、産前産後休業に関する通知書などは、手続き完了日を起算日として2年間の保存が必要です。 - 雇用保険に関する書類
被保険者資格取得・喪失届、離職票、雇用保険被保険者資格取得確認通知書などは、手続き完了日を起算日として2年間の保存が求められます。 - 労災保険に関する書類
給付や徴収が完結した日を起算日として3年間の保存が必要です。
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ご不明な点や詳細についてのご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
- 雇用契約書、労働条件通知書、履歴書、身元保証書などの雇入れに関する書類
労務・社保書類は何年残すべき？保存期間のポイントをわかりやすく解説
労務関連の書類には、法律で定められた保存期間があり、種類によって必要な年数が異なります。
まず労働基準法に基づく書類では、雇用契約書や労働条件通知書、履歴書、身元保証書などの雇入れに関する書類、さらには労働者名簿、賃金台帳、出勤簿やタイムカード、解雇通知書や退職届、災害補償関係の書類などが該当します。
これらはいずれも退職日や賃金支払日、事由発生日などを起算日として5年間の保存が求められており、2020年の法改正により3年から5年へ延長された経緯があります。
次に、社会保険や雇用保険に関する書類は保存期間が異なり、健康保険・厚生年金の資格取得・喪失届、標準報酬決定通知書、産前産後休業に関する通知書などは、手続きが完了した日から2年間の保存が必要とされています。
同様に、雇用保険の資格取得・喪失届や離職票なども2年間の保存義務があります。
これに対し、労災保険に関する書類は給付や徴収が完結した日を起点に3年間の保存期間が定められています。
書類整理の際は、種類ごとに起算日と保存期間を正しく押さえることが重要です。
迷った場合は、5年保存を基本としつつ、個別の書類について気軽にご相談ください。
※本記事の内容は2025年4月1日時点の情報に基づいています。
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ここまで本記事をお読みいただき、ありがとうございます。
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※ 本Q&Aは、「どこでも社労士」利用規約第5条第8項に基づき、弊所に寄せられた質問や相談のうち、弊所が参考になると判断したものを編集のうえ掲載しています。
※ 本回答はあくまで私の見解であり、妥当性や正確性を有すること、およびこれらの対応だけで十分ということを保証するものではありませんので、あらかじめご了承ください。
